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ホストとしてZoomミーティングを開催・管理する方法

招待されてZoomミーティングに参加するのには慣れても、自分が主催者としてZoomミーティングを開催するとなると「参加者には何を案内したらいいのだろう?」「自分が途中で抜けてもミーティングは続行できるのかな?」「開催者として何に気をつければいい?」と疑問が湧いてくるかもしれません。

この記事では、ホストとしてZoomミーティングを開催する方法と考慮事項をご説明します。

Zoomミーティングの「ホスト」とは?

Zoomでは、ミーティングの主催者(ミーティングのIDを発行するユーザー)を「ホスト」といいます。
Zoomミーティングに参加するだけならZoomアカウントは不要ですが、ミーティングのホストになるにはZoomアカウントの取得とサインインが必要です。

また、Zoomアカウントは無料プランのほかに3つの有料プランがあり、Zoomミーティングのホストになるにあたっては、無料プランでも問題ありません。

Zoomミーティングの開催における無料プランと有料プランのおもな違いは、次のとおりです。

無料プランのホスト 有料プランのホスト
2名以下のミーティング 時間制限なし 時間制限なし
3名以上のミーティング 時間制限あり(40分) 時間制限なし
共同ホスト 設定できない 設定できる
レコーディングの保存先 ローカルのみ ローカル、クラウド

「共同ホスト」や「レコーディング」といったZoomの機能に馴染みがない人もいるでしょう。
簡単に説明します。

共同ホストとは、ホストに準じる立場としてZoomミーティングをコントロールする参加者のことです。
有料プランのホストは、人数制限なく、参加者に共同ホストを割り当てられます。

項目 ホスト・共同ホストがコントロールできる機能
入退室 ・(ホストが待機室機能をオンにしている場合)待機室にいる参加者のミーティング入室を許可する
・任意の参加者をミーティングから退室させる
・ミーティング入退室のチャイム音を再生・停止する
・これ以上参加者が増えないようにミーティングをロックする
音声 ・参加者のマイクを任意でオフ(ミュート)にする
・参加者にマイクオン(ミュートオフ)をリクエストする
・参加者自身が任意でマイクオンにできないようにする
ビデオ映像 ・参加者のカメラを任意でオフ(ビデオの停止)にする
・参加者にカメラオン(ビデオの開始)をリクエストする
参加者名 ・参加者の名前を任意に変更する
・参加者自身での参加者名の変更を許可・禁止する
レコーディング ・ミーティングをレコーディングする
・参加者によるレコーディングを強制停止する
ブレイクアウトルーム ・参加者をブレイクアウトルームに割り振る
・ブレイクアウトルームの終了時間を設定する
・ブレイクアウトルーム間を任意で移動(入退室)する

共同ホストを割り当てたとしても、次の機能はホストだけに認められています

項目 ホスト・共同ホストがコントロールできる機能
共同ホスト ・参加者に共同ホストを割り当てる
入退室 ・待機室を開始する
・全参加者に対してミーティングを終了する
レコーディング ・参加者にミーティングのレコーディング(参加者のローカル環境に保存)を許可する

(参考)
Zoomホストを複数人に設定できる『共同ホスト』とは

「レコーディング」は、Zoomに備わっているミーティングの録音・録画機能のことです。
レコーディング機能を使うと、ミーティングの模様がZoomミーティング終了後にm4a形式(録音データ)とMP4形式(録画データ)に変換されて保存されます。

無料プランはレコーディングデータの保存先が「ローカル環境」の一択ですが、有料プランだと、「ローカル保存」のほかに、Zoomが提供するクラウドストレージへの「クラウド保存」も保存場所として選択できます。

(参考)
Zoomレコーディング機能は録音データも作成できる

ホストとしてZoomミーティングを開催してみよう

ホストとしてZoomミーティングを開催するまでの流れをご説明します。

最新版のZoomクライアント(Zoomアプリ)をダウンロードする

パソコン版Zoomクライアントやスマートフォン版Zoomアプリは、日々アップデートされています。
不具合解消やセキュリティ強化、機能拡充の面から、古いバージョンのZoomを使用している人は、この機会にアップデートすることをおすすめします。

最新版のZoomクライアント・Zoomアプリは公式サイト経由でダウンロードできます。

Zoomアカウントを作成する

前述したとおり、Zoomミーティングを開催する(ミーティングIDを発行する)には、Zoomアカウントが必要です。

Zoomアカウントをまだ持っていない場合は、Zoomクライアント(Zoomアプリ)の起動画面の[サインアップ]からアカウントを作成しましょう。特別な理由がない限り、無料のアカウントで問題ありません。
([次の方法でサインイン]からサインインする方法もあります)

参加者にミーティングを案内する

Zoomミーティングを開催するには、ミーティングIDが必要です。
Zoomアカウントを作成すると、自動的に「個人ミーティングID」が1つ割り振られます。

さっそく、個人ミーティングIDでZoomミーティングを開催してみましょう。

まずは、参加者にミーティングを案内します。
参加者がミーティング参加に必要なのは、次のどちらかの情報です。

• 「ミーティングID もしくは ミーティングURL」+「パスコード」
• 招待リンク(ミーティングURLとパスコードがセットになったURL)

Zoomの招待機能を使うと、これらすべての情報(ミーティングID・パスコード・招待リンク)をセットで参加者に案内できます。

パソコン版Zoomクライアントの場合は、[ミーティング]> [マイ個人ミーティングID] > [招待をコピー]をクリックして、メールやチャットツールで参加者に案内します。
([招待を表示]をクリックすると、招待メッセージの内容を確認できます)

スマートフォン版Zoomアプリの場合は、画面下部の[ミーティング]> [個人ミーティングID]>[招待の送信]をタップして、参加者に案内します。

(参考)
Zoomのミーティングパスワード(パスコード)の確認方法と設定方法とは

【パソコン版】個人ミーティングIDでミーティングを開催する

Zoomクライアントのホーム画面の[新規ミーティング横の▽ボタン]>[個人ミーティングIDを使用する]にチェックを入れます。

[新規ミーティング]をクリックすると、ミーティングを開始できます。

【スマートフォン版】個人ミーティングIDでミーティングを開催する

Zoomアプリのホーム画面の[新規ミーティング]をクリックします。

[個人ミーティングIDを使用]をオンにして[ミーティングの開始]をタップすると、ミーティングを開始できます。

ミーティングを予約開催する

Zoomミーティングは、ホーム画面の[スケジュール]からスケジュール予約も可能です。
Googleカレンダー、Microsoft Outlookといった外部カレンダーへの連携もできます。

セキュリティ設定については、「Zoomのミーティングパスワード(パスコード)の確認方法と設定方法とは」をご覧ください。

参加者の制御はどこで設定する?

Zoomミーティングでの参加者コントロールでよく使う5つの機能についてご説明します。

ミーティングのロック

参加者が全員そろったあとに第三者の入室を防ぐための機能です。

Zoom画面下部の[セキュリティ]>[ミーティングのロック]にチェックを入れます。
(スマートフォン版Zoomアプリでは、画面下部の[詳細]>[セキュリティ]>[ミーティングのロック])

ホストの変更、共同ホストの割り当て

ホストがミーティングを途中退出する場合などは、あらかじめほかの参加者にホスト権限を委譲する必要があります。
また、ホストが有料プランの場合は、上述したように共同ホストの設定が可能です。

ホストの変更や代替ホストの割り当ては、Zoom画面下部の[参加者]> 対象となる参加者の名前横の[詳細]をクリックして行ないます。
(スマートフォン版Zoomアプリでは、画面下部の[参加者]> 対象となる参加者の名前をタップ)

参加者のマイク、カメラの制御

ビデオ映像と音声がコミュニケーションの要となるZoomミーティングでは、次のとおり、ホストは参加者のマイクとカメラをコントロールできます。

• 強制的なマイクオフ(ミュート)
• 強制的なカメラオフ(ビデオの停止)
• マイクオン(ミュート解除)のリクエスト
• カメラオン(ビデオの開始)のリクエスト

これらの操作は、Zoom画面下部の[参加者]> 対象となる参加者の名前横の[詳細]をクリックして行ないます。
(スマートフォン版アプリでは、画面下部の[参加者]> 対象となる参加者の名前をタップ)

(参考)
【参加者・主催者】Zoomのマイクオフ・マイクオンの切り替え方法

参加者の画面共有の制御

Zoomのデフォルト設定では、画面共有ができるのはホストと共同ホストのみです。

パソコン版Zoomクライアントで参加者に画面共有を許可するには、Zoom画面下部の[画面の共有]横の△ボタン >[高度な共有オプション]>[共有できるのは誰ですか?]で[全参加者]を選択します。

スマートフォン版Zoomクライアントで参加者に画面共有を許可するには、画面下部の[詳細]>[セキュリティ]>[参加者に次を許可]>[画面の共有]をオンにします。

ブレイクアウトルームの作成(パソコン版のみ)

ブレイクアウトルームは、Zoomミーティング内に設置可能な個室空間のことです。
例えば、10人参加者がいるミーティングで3つのチームに分かれてグループワークを行なう場合に、3つのブレイクアウトルームを開設して、3名・3名・4名で参加者を任意に割り振ることができます。
(参加者自身は任意でブレイクアウトルーム間を移動することはできません)

ブレイクアウトルームを作成するには、事前準備として、ミーティング開始前に、Zoomのマイ設定ページ(https://us02web.zoom.us/profile/setting)を開き、[ミーティングにて(詳細)]>[ブレイクアウトリーム]をオンにしておきます。

すると、ミーティングを開始するとZoom画面下部に[ブレイクアウトルーム]が表示されます。
[ブレイクアウトルーム]をクリックすると、ブレイクアウトルームを作成できます。

スマートフォン版Zoomアプリでは、ブレイクアウトルームの作成はできません。

ホスト不在でZoomミーティングは開催できる?

ここまでご説明してきたとおり、Zoomミーティングを開催するにはホストの存在が必要です。
しかし、場合によってはホストが参加できない、定刻に間に合わないこともあり得ます。

ホスト不在でZoomミーティングを開始できる方法として、次の2つがあります。

「ホストより前の参加を有効にする」を有効化しておく

個人ミーティングIDやスケジュール済みのミーティングに対して有効化したい場合は、パソコン版Zoomクライアントのホーム画面の[ミーティング]> 対象のZoomミーティング > [編集]>[詳細オプション]>[任意の時刻に参加することを参加者に許可します]にチェックを入れます。
(スマートフォン版Zoomアプリでは、[ミーティング]> 対象のZoomミーティング > [編集]>[詳細オプション]>[ホストより前の参加を許可])

ミーティングのスケジュール作成時点で有効化しておきたい場合は、スケジュール作成画面の[詳細オプション]>[任意の時刻に参加することを参加者に許可します](もしくは[ホストより前の参加を許可])にチェックを入れます。

代替ホストを設定する

代替ホストを設定すると、代替ホストがホストの代わりにZoomミーティングを開始できる権限を持ちます。

代替ホストを設定するには、次の2つの条件を満たしておかなければなりません。

• ホストも代替ホストも、有料プランのユーザーであること
• ホストと代替ホストが同じZoomアカウントであること

(参考)
Zoomヘルプセンター「代替主催者

代替ホストの設定は、スケジュール作成画面(編集画面)の[詳細オプション]>[代替ホスト]で行ないます。

まとめ

Zoomミーティングの主催者であるホストは、Zoomミーティングを円滑に進行するためのさまざまな制御権限を持っています。

ホストとしてミーティングを開催すること自体は、難しい操作は必要ありません。

ホストが持つ制御機能の操作に不安な人は、まずは少人数のミーティングを開催して今回ご紹介した基本的な5つの制御機能から慣れていってはいかがでしょうか。

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2021年11月17日ねぎお社長 (根岸雅之)

執筆者 / 監修者

サクラサクマーケティング株式会社 取締役社長 COO

1980年生まれ 東京都稲城市出身、都立三鷹高等学校、専修大学文学人文科学を卒業後、2003年に学校関連の広告・出版を扱う株式会社JS コーポレーションに入社。

3年勤務した後に、学生時代より、ベンチャー企業への興味関心が高かったこと、より企業の課題解決に向き合っていきたいという想いから、WEB マーケティング業界へ転身。
2006年にSEM コンサルタントとして、インターネット総合代理店、株式会社オプトに入社。リスティング、ディスプレイ広告の運用から、SEOの施策提案など主にキーワードマーケティング領域に特化した業務に従事。

同年10月に、当時4名のベンチャー企業であった当社の役員と共鳴し、転職。入社後は、営業をはじめ、SEOコンサルティング、新規事業開発、自社マーケ、人事、財務と幅広い領域を経験し、営業部長、執行役員、取締役と経て、2015 年に社名変更とともに取締役社長に就任。

SEOコンサルタントとして大規模サイトから新規サイトまで、売上向上に繋がるコンサルティングを武器に200サイト以上の実績。9年連続でラスベガスで開催されるPUBCONに参加するなど海外の最新のSEO情報の収集にも尽力。
現在は、サクラサクラボの編集長、サクラサクラボチャンネルでの情報発信などの自社マーケティングを通じてBtoBマーケティングにも精通し、ここで培ったノウハウをもとにコンサルティングを展開。

3歳から現在に至るまで、サッカーを続けており、組織マネジメントにおいて、この経験値を大いに活用している。

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